【行政書士開業1年目】お客様との連絡に「電話」を1度は使用している理由とは？

 

2023.11月現在で、私は行政書士としての業務を受けた場合は、1度は電話をして会話をするようにしています。

 

現代のトレンドは、すべてメールやラインなどテキストベースで業務を完結させることでしょう。

 

私は、原則ではメールでやりとりをしています。

 

問い合わせの入り口もメール限定にしており、電話では受けていません。

 

が、問い合わせに対する返答は「1度は」電話で連絡をしてます。もしくはメールをした上で、さらに電話しています。

 

理由は、トラブル防止のためです。

 

本来は、すべてメール等のテキストベースでやりたいですが、正直リスクが測りかねているために、1度は電話をするようにしています。

 

電話をする理由①：メールだと本当に読んだか？わからないため

 

ネットから集客だと、色々な人がアクセスしてきます。

 

自分が当然と思っていることも、相手にとっては当然でない場合もありえます。

 

メールを送れば、読むだろうや目を通すだろうと私は思っていても、読まない人がいるかもしれません。

 

私がメールをみた前提で話をすすめた場合に、どこかのタイミングでトラブルになるリスクがあるかもしれません。

 

そのリスクを未然に回避するために、一度は電話をして、根本となるべき重要事項を言葉で伝えるようにしています。

 

電話をする理由②：「取引前に」重要事項を確実に伝えるため

 

取引をするうえでは、細かいことはいいとしては、お互いに理解しておくべき重要事項があります。

 

その重要事項だけは、取引開始前に電話で伝えるようにしています。

 

相手が取引の重要事項に関して間違った認識をしていれば、電話確認の時点で気が付き、依頼はなくなるでしょう。

 

依頼がなくなったら嫌だ！と思う人がいるからもしれませんが、取引最中にトラブったほうが金銭的なダメージよりも精神的なダメージが多くなり疲弊する傾向があります。

 

取引開始後にトラブルに発展するのを、未然に防ぐために、あえて電話をして、取引における重要事項の確認をするようにしています。

 

電話をする理由③：相手の置かれている状況を想像するため

 

この3番目の理由は、あまり重要なものではありません。

 

が、あえてお客様と電話するのであれば、会話のなかで相手の置かれている状況を想像するようにしています。

 

どうして依頼してくれたのか？何を求めているのか？を会話のニュアンスから探るようにしています。

 

早さであれば、可能なかぎり早く対応するように気をつけます。

 

報告の細かさであれば、進捗状況を詳細に伝えるように気を付けます。

 

メール報告が苦手そうな人だと感じ取れば、報告は電話でするようにも臨機応変に対応しています。

 

※理想はメールなどテキストベースでの完結

 

理想は、取引の開始から終了まですべてメールなどのテキストベースでできることです。

 

実際に、テキストベースですべてやっている人もいると思います。

 

が、現状、私がやっている業務の一部は電話を挟んだ方が良いだろうと思っています。

 

テキストベースで完結できる快適さよりも、相手が本当に読んでいる・理解しているか？を不安に思い、トラブルリスクに怯える気持ちの方が強いです。

 

そのために、当面は、メール中心ではあるが、電話もするというやり方で業務をすすめていこうと思っています。

 

約9か月行政書士を開業して、ゆっくり活動していますが、行政書士界隈はかなりアナログな気がします。

 

ホームページがない行政書士さんも結構います。またホームページがあったとしても、とりあえず事務所紹介的なものがあるだけの実質はないみたい人もそれなりにいます。

 

ということを考慮すると、完全にテキストベースのやり取りに振り切ってしまうのも、需要を取り逃すようにも思えます。

 

そういう意味では、電話でやりとりを残しておくというのも、あながち悪くないのかもしれません。と思っています。