【行政書士開業1年目】業務を受注したときの事件簿の書き方
行政書士を開業して業務を受注できるようになると、受注した業務を記録していく必要がでてきます。
その記録するものが「事件簿」になります。
事件簿という言葉だけで判断するとトラブルがあったときの記録のように思いガチですが、「事件簿」＝「業務の記録」です。
行政書士を開業すると、授与式にて、行政書士会より事件簿について説明されますが、覚えている人は少ないでしょう。
そもそもで授与式で、登録証が授与される以外に数時間の講習っぽいことあることすら理解している人は少ないと思えます。
私は、理解していなく、数時間におよぶ講習っぽいものを「いつまで続くんだよ。話長げえな～」としか思っていませんでした。
授与式で何をやるか？を以下で書いています。
が、授与式では、知っておかないと、法令違反になる大事なことが説明されますので、しっかり聞くことをおススメします。
そのときに、事件簿についても説明を受けることになります。
※事件簿に記録することを理解していなく、後々に罰せられる行政書士さんもいるみたいなので注意が必要です。
事件簿とは？
軽く上記でも言及しましたが、事件簿とは、ざっくりと帳簿みたいなものです。
税法上の帳簿とは違う様式ですが、「いつ、誰から、いくらもらって、何をやったか？」を記録するものが事件簿になります。
授与式の際に、事件簿を書くための冊子を1冊もらうことになります。
事件簿には何を書くか？
事件簿を開くと以下のようになっています。
書く内容は以下です。
①受託番号・・・自分に好きにつけて良い。通常１から順番につけていくことが多い
②受託年月日・・受注した年月日
③件名・・受注した業務内容（ex.建設業許可申請など）
④書類の枚数・・自分が作成した書類の枚数
⑤報酬額・・・もらった報酬額
⑥依頼者の住所氏名・・相手の住所、氏名
⑦備考・・なにか補足事項があれば記入
④の書類の枚数に関しては、所属している都道府県の行政書士会によって、記入が不要になる場合もあります。
事件簿は各都道府県の行政書士会が様式を決められるようになっているためです。
私が所属する群馬県行政書士会は、書類の枚数は書く必要があります。
具体的に書類の枚数とは、自分が作成した書類の枚数です。（行政書士会で確認しました。）
提出書類に住民票などに自分で作成しない添付書類がある場合は、それは書類の枚数に該当しないとのことです。
車庫証明申請代行で、単に申請と受取の代行した場合で自分で書類を作成していない場合は「０」で良いそうです。
そして備考欄に申請・受取代行のためなど書いておけばよいとのことでした。
事件簿はエクセル等の電磁的記録でも可能
事件簿を行政書士会からもらうことになりますが、その事件簿に書くことが必須ではありません。
上記の必要要件を記入する前提であれば、エクセル等の電磁的記録でも認められています。
私は、行政書士事件簿作成システムを使っています。
出典：行政書士事件簿作成システム
この行政書士事件簿作成システムは便利です。
見積書・請求書・領収書等も行政書士法に則った様式で作成が可能です。連動しているので、いちいち作成する必要はありません。
私は見積書・請求書・領収書から事件簿まで行政書士事件簿作成システムを利用させていただいています。
領収書の書き方は以下でご紹介させていただいています。
行政書士で使う領収書。～作成するときの注意点・利用時の注意点～
※忘れずに事件簿は記録しましょう。
試験簿を記録することは、開業時の授与式で説明を受けますが、ほとんどの人は頭に残らないでしょう。
私もそうですが、行政書士を開業できた喜びで舞い上がっているかつ、その授与式で大事なことが説明されるとは思ってもいないからです。
そのために、もし、事件簿を記録することが頭に全く残っていなかった場合は、自分が気が付くまで記録しないままで業務を続けてしまうリスクがありえます。
誰も事件簿書かないとダメだよ～と注意してくれないからです。
そして、観察している限りでも事件簿を書くうんぬんを発信している人は、ほとんどいないからです。
業務を受注したら、事件簿はしっかり記入するまたは記録するということをしっかり覚えておきましょう。
そうしないと、知らないうちに法令違反になっており、罰せられる可能性がでてきます。
また私はnoteにて一部有料ですが、開業日記を書いています。気になる方は参照ください。
