【行政書士開業1年目】注文を受注した際の業務フローがやっと完成する。
↑業務フローの確認は完了(￣ー￣)ﾆﾔﾘ。
行政書士を開業して、もうそろそろ約2か月が経過します。「注文の際の業務フローすらできてなかったんかい！」と思うかもしれません。
が注文受注した際の業務フローができていなかった理由は、私自身が当面は対面（リアル）からの注文しか受注するつもりがなかったからです。
その場で適宜対応すれば良いという考えを持っていました。
一応、HPでもメニューは掲げていますが、問い合わせはないだろうと思っているので、業務フローができていなくてもいいやと判断していました。
疑問点を解消せずに、ガツガツ仕事を受注してしまうと、色々と想定外のトラブルが発生するリスクが高いため、ゆっくり着実に進めていく作戦をとっているわけです。
そんな中で注文を受注した際の業務フローが概ね完成しましたので、これから開業する方のご参考になればと思い、紹介させていただきます。
が、あくまで2023.4.24時点におけるものであり、時間の経過とともに変わっていくと思いますので、そこはご了承ください。
目次
業務フロー①：見積書・請求書・領収書はどうする？
まずは見積書・請求書・領収書はどうする問題です。
見込み客の相談を受けた際に、まずは見積書の提示ができた方が望ましいです。その後、請求書→領収書と作成していくことになります。
どうやって作成するか？です。
個人事業主で開業していればマネーフォワード・freee等のクラウド会計を導入している人が多いでしょう。それらのクラウド会計には、「見積書・請求書・領収書」を作成する機能がついています。
そのため、様式を問わなければ作成すること自体は、大した問題ではありません。
私も最初は「見積書・請求書・領収書はクラウド会計で作れるから余裕でしょ」と楽観視していました。
が、実際に仮で作ってみると、色々とわからないことがでてきます。
見積書・請求書・領収書に、「何をどこまで書くか？」「印鑑は何を押すのか？」等です。
〇〇〇行政書士事務所だけでいいのか？代表〇〇まで記入した方が良いのか？行政書士〇〇としたほうがいいのか？等、細かく気にすると色々でてきます。
印鑑も、個人の実印か？行政書士の職印か？もしくは別の見積書・請求書・領収書に押す用の印鑑か？など気になってきます。
このあたりも解決しました。詳しくは下記で書いています。
業務フロー②：非対面で契約を完結するとき「請求書・領収書」はどうする？
非対面で契約が完結する業務とは、自動車の車庫証明申請代行に代表されるものです。
遠方のディーラーさんから契約を受注した際に、「請求書・領収書」はどうやって交付するか？です。
私はクラウドサイン等を使って対応しようと思っていましたが、どうやら郵送でやり取りの方がまだ一般的のようです。
他の行政書士さんの業務フローをHPから確認すると、書類が完成し、お客様に返送する際に請求書を同封して、その後、領収書をたぶん郵送していると思われます。
2度手間で送料がもったいない気がしますが、依頼者（顧客側）からすれば、紙の請求書と領収書はほしいと思えるので、必要コストと割り切った方が良さげと判断しました。
というわけで、この点もおおむね解決しました。
私は以下のような流れで行こうとHPに掲載しました。（かわしま行政書士事務所・車庫証明申請代行）
業務フロー③：報酬を受けて依頼者の書類をどうやって書く？
単純ですが、依頼者の書類をどうやって書いたらいいものか？も私はよくわかりませんでした。
依頼者の書類を行政書士が作成したってどうやって証明するんだろう？と疑問に思いました。
この辺りも解決しました。行政書士法施行規則9-2に規定されています。
職印の使い方も理解しておかねばなりません。こちらで書いています。
また、委任状はどうするんだろう？とも疑問に思いました。
業務内容に応じで、委任状が用意されているものもありますが、ない場合もあります。そういう場合は自分で作成するということで良さそうです。
書面をワードで作成し、それをPDFに変換すればHP上にダウンロードができる状態にすることができます。
↓こんな感じで車庫証明の際の委任状も作成しました。
※概ね、注文受注の際の業務フローは完成する
以上のように、まだ修正の余地があり、日々ブラッシュアップしていくと思いますが、概ね業務フローが完成しました。
思えば、今年（2023.1月）から注文受注時の業務フローを確認しておこうと思っていました。
↓2023.2月末のブログで以下のように書いています。
ずっと、確認できずにいましたが、やっと確認することができました。
たかが業務フローですが、しっかり確認しておかないとトラブルになる恐れがあるので、慎重に進めていきたいと思っています。
